Efektivní správa firemních dat nestojí jen na jejich sběru, ale především na řízeném přístupu k nim. V okamžiku, kdy v CRM systému pracuje více než jeden uživatel, stává se klíčovou otázkou, kdo má co vidět, co může měnit a jaké akce smí provádět. Nesprávně nastavená oprávnění mohou vést k chaosu, úniku citlivých dat nebo k chybám v obchodních případech. Systémy jako Bohemia CRM Professional nabízejí propracované nástroje pro granulární nastavení přístupových práv, které reflektují reálnou strukturu firmy.
Proč je detailní nastavení oprávnění nezbytné?
Správa uživatelů není jen administrativní úkon, ale strategický prvek řízení. Správné rozdělení rolí a práv má přímý dopad na několik klíčových oblastí:
-
Bezpečnost dat: Ne každý zaměstnanec potřebuje vidět kompletní databázi klientů, ekonomické výsledky nebo rozjednané obchody kolegů. Omezení přístupu k citlivým informacím (kontakty, obchodní případy) je základem ochrany firemního know-how.
-
Efektivita a přehlednost: Pokud uživatel (např. servisní technik) vidí pouze moduly a data relevantní pro svou práci (např. úkoly a kalendář), jeho práce v systému je rychlejší a přehlednější. Minimalizuje se riziko, že omylem změní data, která mu nepřísluší.
-
Zodpovědnost a procesy: Jasně definovaná práva (kdo může editovat, kdo může mazat) zajišťují dodržování firemních procesů. Například jen manažer může schválit slevu nebo jen fakturantka může vystavovat faktury.
Základní stavební kameny správy přístupu
Moderní CRM systémy, včetně Bohemia CRM, staví správu přístupu na třech hlavních pilířích, které se vzájemně doplňují.
1. Uživatelské role
Role je základní šablona oprávnění. Místo nastavování práv pro každého uživatele zvlášť (což je neefektivní a neudržitelné) definujete role, které odpovídají pracovním pozicím ve firmě.
-
Příklady rolí: Obchodník, Vedoucí týmu, Marketing, Asistentka, Fakturantka, Administrátor.
Každá role má předdefinovaný soubor oprávnění. Když přijde nový obchodník, jednoduše mu přiřadíte roli "Obchodník" a on automaticky získá všechna potřebná práva.
2. Přístupová práva (Vidět, Editovat, Mazat)
Pro každou roli definujete, co může dělat v jednotlivých modulech systému. Základní matice práv se obvykle skládá z:
-
Vidět (View): Uživatel může záznamy (např. kontakty) pouze číst.
-
Editovat (Edit/Update): Uživatel může stávající záznamy upravovat.
-
Mazat (Delete): Uživatel může záznamy trvale odstranit (toto právo by mělo být udělováno velmi opatrně).
Tato práva se nastavují pro každý modul zvlášť (Adresář, Obchodní případy, Úkoly, Kalendář, Dokumenty atd.).
3. Firemní hierarchie
Samotné role často nestačí. Obchodník má vidět své obchodní případy, ale jeho manažer potřebuje vidět případy celého svého týmu. K tomu slouží nastavení firemní hierarchie (stromové struktury).
V systému definujete vztahy nadřízenosti a podřízenosti. Tím zajistíte, že manažer automaticky vidí data svých podřízených (např. jejich úkoly, schůzky v kalendáři nebo rozpracované obchody), aniž by musel mít administrátorská práva na celou databázi.
Jak prakticky nastavit oprávnění v CRM
Nastavení práv vyžaduje pečlivou přípravu a analýzu firemních potřeb. Postupujte podle následujících kroků, které jsou aplikovatelné v systémech jako Bohemia CRM Professional.
Krok 1: Analýza rolí a procesů
Než začnete cokoliv nastavovat, vezměte si papír (nebo tabulku) a definujte:
-
Jaké pracovní pozice (role) ve firmě máte?
-
Které moduly CRM daná role potřebuje ke své práci?
-
Co přesně v daném modulu potřebuje dělat? (Jen číst? I upravovat?)
-
Kdo je komu nadřízený? (Kdo potřebuje vidět práci ostatních?)
Krok 2: Vytvoření uživatelských rolí v systému
V administraci CRM systému vytvořte jednotlivé role (např. "Obchodník", "Manažer obchodu"). Zatím jim nepřiřazujte konkrétní uživatele, pouze definujte názvy rolí.
Krok 3: Detailní nastavení práv pro moduly
Toto je nejdůležitější část. Pro každou vytvořenou roli projděte všechny moduly systému a nastavte práva.
Příklad nastavení pro roli "Obchodník":
-
Modul Adresář (Kontakty):
-
Vidět: Ano (všechny, nebo jen své – podle firemní politiky)
-
Editovat: Ano (ale např. jen jím vytvořené kontakty)
-
Mazat: Ne (mazání kontaktů by mělo být omezeno)
-
-
Modul Obchodní případy:
-
Vidět: Ano (jen své)
-
Editovat: Ano (jen své)
-
Mazat: Ne
-
-
Modul Úkoly a Kalendář:
-
Vidět: Ano (své + případně sdílené kalendáře kolegů)
-
Editovat: Ano (své)
-
Mazat: Ano (své)
-
-
Modul Fakturace:
-
Vidět: Ano (jen faktury související s jeho obchody)
-
Editovat: Ne
-
Mazat: Ne
-
Krok 4: Definice firemní hierarchie
V systému nastavte strukturu firmy. Určete, že "Manažer obchodu" je nadřízený uživatelům s rolí "Obchodník". Tím zajistíte, že manažer uvidí veškeré aktivity (obchodní případy, úkoly) svých podřízených, i když jsou pro ostatní skryté.
Krok 5: Přiřazení uživatelů k rolím
Nyní, když máte role i hierarchii připravené, přiřaďte každému konkrétnímu uživateli (Jan Novák, Petra Dvořáková) jeho definovanou roli.
Krok 6: Testování
Než systém pustíte do ostrého provozu, přihlaste se pod testovacími účty jednotlivých rolí. Ověřte, že "Obchodník" skutečně nevidí tlačítko "Smazat" u kontaktu a že "Manažer" vidí v reportech všechny obchody svého týmu.
Pokročilé možnosti přizpůsobení
Robustní CRM systémy umožňují jít nad rámec základního "vidět/editovat/mazat". Díky širokým možnostem přizpůsobení lze práva definovat ještě jemněji:
-
Práva na konkrétní pole: Uživatel může editovat kontakt, ale nemůže změnit pole "IČO" nebo "Smluvní sleva".
-
Práva na akce: Role může mít zakázáno používat hromadný export dat, hromadné mazání nebo odesílání hromadných e-mailů.
-
Propojení s pracovními procesy (Workflow): Práva mohou být svázána s automatizovanými procesy. Například pracovní proces "Schválení slevy" se může spustit jen tehdy, pokud obchodník zadá slevu vyšší než 10 %, a úkol ke schválení se vytvoří pouze uživateli s rolí "Manažer".
Správné nastavení uživatelských práv a rolí je investicí, která se vrátí v podobě vyšší bezpečnosti dat, čistší databáze a efektivnějších pracovních postupů. Je to základní předpoklad pro to, aby CRM systém sloužil jako spolehlivý nástroj pro řízení vztahů se zákazníky, nikoliv jako zdroj chaosu.