Evidence obchodních aktivit, schůzek a souvisejících úkolů je základem úspěšného řízení vztahů se zákazníky. V praxi jsou však tyto informace často roztříštěné v různých systémech – v kalendářích, e-mailových klientech, notesech a tabulkových procesorech. Tento chaos vede k neefektivitě, ztrátě kontinuity a v konečném důsledku ke ztraceným obchodním příležitostem. Řešením je centralizace všech aktivit do jednoho robustního systému, jakým je Bohemia CRM.
Proč je centralizovaná správa aktivit nezbytná?
Pokud obchodník nemá všechny informace na jednom místě, příprava na schůzku se stává zdlouhavou a neefektivní. Musí dohledávat poslední e-mailovou komunikaci, poznámky z minulého hovoru a zjišťovat, jaké úkoly byly či nebyly splněny. Management zase postrádá přehled o vytíženosti týmu a o stavu rozpracovaných obchodních případů.
Sjednocený systém tento problém odstraňuje. Každá interakce se zákazníkem – ať už jde o e-mail, telefonát, schůzku nebo delegovaný úkol – je zaznamenána na časové ose konkrétního klienta. Tím vzniká kompletní 360° pohled, který poskytuje neocenitelný kontext pro každou další komunikaci.
Bohemia CRM: Síla platformy Microsoft 365
Naše řešení Bohemia CRM je postaveno na moderní a bezpečné technologii Model Driven Power Apps, která je přímou součástí ekosystému Microsoft 365. Tato skutečnost není pouhým technickým detailem, ale zásadní výhodou. Díky nativní integraci dochází k bezproblémové synchronizaci a propojení s nástroji, které vaši zaměstnanci již denně používají.
-
Microsoft Outlook: Schůzka naplánovaná v CRM se automaticky objeví ve vašem Outlook kalendáři a naopak. Odpověď na e-mail se může jedním kliknutím zaevidovat jako aktivita u daného zákazníka v CRM.
-
Microsoft Teams: Propojení umožňuje efektivní týmovou spolupráci nad konkrétními obchodními případy přímo z prostředí, které znáte.
-
Microsoft To Do: Úkoly zadané v CRM se mohou synchronizovat s osobním seznamem úkolů uživatele v aplikaci To Do, což usnadňuje individuální plánování práce.
Praktické řízení schůzek v Bohemia CRM
Proces správy obchodních schůzek je díky centralizaci a automatizaci výrazně zjednodušen a zpřehledněn.
-
Plánování: Novou schůzku lze vytvořit několika kliknutími přímo na kartě zákazníka, obchodní příležitosti nebo kontaktu. Tím je okamžitě zajištěna vazba a veškerý kontext.
-
Synchronizace: Záznam o schůzce se automaticky propíše do kalendáře v Outlooku, čímž se eliminuje nutnost dvojího zadávání a riziko chyb.
-
Příprava: Před jednáním má obchodník na jednom místě k dispozici celou historii komunikace, předchozí zápisy i související dokumenty. Na schůzku tak odchází dokonale připraven.
-
Zápis a následné kroky: Během schůzky nebo těsně po ní lze přímo do záznamu o aktivitě v CRM zapsat klíčové body a výsledky jednání. Z tohoto zápisu je možné okamžitě vytvořit a delegovat následné úkoly (např. "připravit cenovou nabídku" nebo "zaslat doplňující materiály") s konkrétní zodpovědnou osobou a termínem splnění.
Efektivní správa úkolů jako součást procesu
Úkoly v Bohemia CRM nejsou jen izolované položky v seznamu. Jsou dynamickou součástí obchodních procesů a zajišťují, že se na nic nezapomene.
-
Kontextová provázanost: Každý úkol je vždy spojen s konkrétním záznamem – firmou, kontaktem nebo obchodním případem. Pracovník tak vždy ví, čeho se daný úkol týká, a má k dispozici všechny potřebné informace.
-
Delegování a sledování: Úkoly lze snadno přiřazovat kolegům, stanovovat jim priority a termíny dokončení. Manažeři mají k dispozici přehledné sestavy o plnění úkolů v rámci celého týmu.
-
Automatizace pracovních procesů: Systém umožňuje definovat automatizovaná pravidla. Například po přesunutí obchodní příležitosti do fáze "Kvalifikováno" může CRM automaticky vytvořit úkol pro technického konzultanta na přípravu technické specifikace.
Sjednocením správy schůzek a úkolů v rámci Bohemia CRM získáváte nejen dokonalý přehled, ale především mocný nástroj pro zvýšení produktivity obchodního týmu, zlepšení zákaznického servisu a zefektivnění celého obchodního cyklu. Všechny informace jsou na svém místě, vždy aktuální a dostupné odkudkoliv.