Pracovní den obchodníka, projektového manažera nebo pracovníka zákaznické péče se často podobá neustálému přepínání mezi několika aplikacemi. V jedné aplikaci jsou data o klientech, v druhé probíhá e-mailová komunikace a třetí slouží k plánování schůzek. Tento oddělený přístup nejenže snižuje efektivitu, ale také vytváří prostor pro chyby a vede ke ztrátě klíčového obchodního kontextu. Řešením je nativní propojení těchto nástrojů do jednoho funkčního celku, což je základním principem, na kterém stojí Bohemia CRM.
Problém oddělených světů: Kde se ztrácí efektivita
Pokud váš CRM systém, e-mailový klient a kalendář fungují jako samostatné ostrovy, denně se potýkáte s řadou zbytečných komplikací:
-
Manuální přepisování informací: Údaje z e-mailové komunikace se musí ručně vkládat do CRM. Schůzka domluvená v e-mailu se musí zvlášť vytvořit v kalendáři a následně ještě zaznamenat jako aktivita do karty klienta v CRM. Každý takový krok je čas navíc a příležitost pro chybu.
-
Ztráta kontextu: Díváte se na kartu klienta v CRM, ale nevidíte kompletní historii komunikace, protože ta je ukryta ve vaší e-mailové schránce – nebo ještě hůře, ve schránce kolegy. Než zavoláte klientovi, musíte složitě pátrat po posledních e-mailech a domluvených termínech.
-
Neúplný pohled na zákazníka: Bez centrálního záznamu všech interakcí (e-mailů, schůzek, telefonátů) nemůže mít nikdo ve firmě úplný 360° pohled na klienta. To vede k nekonzistentní komunikaci a horší zákaznické zkušenosti.
-
Složitější plánování: Zorganizovat schůzku pro více členů týmu znamená zdlouhavé ověřování dostupnosti v několika různých kalendářích.
Řešení: Jednotný ekosystém Bohemia CRM a Microsoft 365
Bohemia CRM je od základu postaveno na platformě Microsoft Power Apps, což znamená, že je nativní součástí ekosystému Microsoft 365. Nejedná se o externí doplněk nebo složitě naprogramovaný "můstek". Integrace s aplikacemi jako Outlook (pro e-maily a kontakty) a Teams (pro kalendář a schůzky) je tak naprosto plynulá a spolehlivá.
1. E-mailová komunikace tam, kde ji potřebujete – přímo v CRM
Propojení Bohemia CRM s Outlookem transformuje způsob, jakým pracujete s firemní komunikací.
-
Automatické párování: Příchozí a odchozí e-maily se na základě e-mailové adresy automaticky přiřazují ke správným kontaktům, firmám nebo obchodním případům v CRM. Celá historie komunikace je tak okamžitě dostupná na jednom místě komukoli s příslušným oprávněním.
-
Kontext na prvním místě: Přímo z prostředí Outlooku vidíte, zda je odesílatel již v CRM evidován, a můžete si zobrazit jeho klíčové údaje, aniž byste museli opustit okno s e-mailem.
-
Akce na jedno kliknutí: Přímo z e-mailu můžete vytvořit nový obchodní případ, naplánovat úkol (například "zavolat zpět") nebo založit nového zájemce. Z e-mailové zprávy se tak stává aktivní pracovní nástroj, nikoliv jen pasivní záznam.
-
Využití šablon: Pro opakující se komunikaci můžete využívat e-mailové šablony, které automaticky doplní údaje přímo z CRM, jako je oslovení nebo název společnosti. Tím šetříte čas a sjednocujete firemní komunikaci.
2. Kalendář jako centrum plánování aktivit
Synchronizace kalendáře mezi Bohemia CRM a Outlookem odstraňuje chaos v plánování a zajišťuje, že vám nic neunikne.
-
Obousměrná synchronizace: Jakákoli schůzka, událost nebo úkol vytvořený v kalendáři Bohemia CRM se okamžitě zobrazí ve vašem Outlook kalendáři a naopak. Máte tak jistotu, že pracujete vždy s aktuálními daty, ať už se díváte do CRM, na počítač, nebo do mobilního telefonu.
-
Propojení s daty: Každá položka v kalendáři není jen záznamem o čase a místě. Je přímo propojena s konkrétním klientem, obchodní příležitostí nebo projektem v CRM. Po skončení schůzky tak můžete snadno a rychle doplnit zápis a další kroky přímo k relevantnímu záznamu.
-
Efektivní týmová spolupráce: Díky sdílení kalendářů a přehledu o dostupnosti kolegů je plánování týmových schůzek a interních porad otázkou několika sekund, nikoliv zdlouhavého dopisování.
Přínosy, které pocítíte okamžitě
Nativní integrace není jen technickou vymožeností. Přináší zcela konkrétní a měřitelné výhody pro vaše podnikání:
-
Zvýšení produktivity: Odbouráním nutnosti manuálního přepisování dat a neustálého přepínání aplikací ušetří vaši zaměstnanci drahocenný čas, který mohou věnovat klientům.
-
Zlepšení zákaznické péče: Každý zaměstnanec má okamžitě k dispozici veškeré informace o klientovi, což mu umožňuje komunikovat informovaně, rychle a osobně.
-
Minimalizace chyb: Automatizace snižuje riziko lidské chyby při zadávání dat a zajišťuje konzistenci a spolehlivost informací v systému.
-
Lepší přehled pro management: Vedení firmy má díky kompletním a centralizovaným datům mnohem přesnější podklady pro svá rozhodnutí, reporting a prognózy.
V dnešní době již nestačí mít data pouze shromážděná. Klíčové je mít je propojená a dostupná v kontextu, ve kterém je právě potřebujete. Integrace CRM s nástroji denní potřeby, jako jsou e-mail a kalendář, proto není luxusem, ale základním předpokladem pro efektivní a moderní řízení firmy.